Een goede voorbereiding bestaat uit drie dingen: de documentatie compleet maken, de toegang regelen en afspreken wie er aanwezig is en wat er mag worden afgeschakeld. Hoe beter dit geregeld is, hoe vlotter de inspectie verloopt en hoe minder bevindingen er ontstaan alleen omdat papieren ontbreken.
Documenten klaarleggen
PGS 37-1 vraagt een registratiesysteem volgens artikel 3.4 van het Arbobesluit (M44). Daarin horen in ieder geval:
- de laatste revisie van ontwerptekeningen en schema's;
- de gebruikershandleiding en het informatieblad, met de contactgegevens van de leverancier (M40);
- het reparatie- en onderhoudslogboek, met minimaal twee jaar historie;
- het onderhoudsprotocol;
- het verslag van de ingebruiknamekeuring (M31) en van eerdere periodieke controles (M42).
Van het logboek moet een kopie buiten het terrein worden bewaard. Leg daarnaast klaar: CE-documentatie en testrapporten (bijvoorbeeld volgens NEN-EN-IEC 62619, NEN-EN-IEC 62933-5-2 of UL 9540A), het noodplan (M64), de serienummers of productiedata van de energiedragers (M3) en, als er een brandblussysteem is, het uitgangspuntendocument en de inspectierapporten daarvan (M57–M59). Ook de polisvoorwaarden van uw verzekeraar zijn nuttig, zodat de inspecteur weet welke aanvullende eisen voor u gelden.
Toegang regelen
PGS 37-1 eist dat alleen bevoegden toegang hebben (M38). Zorg dus dat sleutels of codes voor hekwerk, container en kasten beschikbaar zijn. Ruim de omgeving op: binnen de afstanden van M50 mogen geen brandbare stoffen zijn opgeslagen, en verzekeraars vragen vaak een vrije zone. Avéro Achmea noemt bijvoorbeeld voor grotere buitenopstellingen 10 meter rondom vrij van brandbare opslag en voertuigen.
Aanwezigheid en afschakelen
Spreek af dat de installatieverantwoordelijke (IV'er) of iemand anders met kennis van het systeem aanwezig is. Voor metingen moet het systeem soms (deels) worden afgeschakeld. Stem vooraf af wanneer dat kan zonder uw bedrijfsvoering te verstoren, en of de leverancier of de meldkamer moet worden ingelicht, zodat een afschakeling geen onnodig alarm veroorzaakt.
Zie ook documentatie en logboek en hoe een inspectie verloopt.