PGS 37-1 eist dat bij elk energieopslagsysteem (EOS) een registratiesysteem aanwezig is dat voldoet aan artikel 3.4 van het Arbobesluit (M44). De kern daarvan is een reparatie- en onderhoudslogboek, inclusief aanpassingen. De installatieverantwoordelijke of beheerder houdt een kopie van dat logboek buiten het terrein bij, zodat de informatie ook bij een brand beschikbaar blijft.
Welke documenten actueel moeten zijn (M44)
Van de volgende documenten moet steeds de laatste revisie beschikbaar zijn:
- ontwerptekeningen en schema's;
- de gebruikershandleiding;
- het informatieblad;
- het logboek;
- het onderhoudsprotocol;
- het rapport van de ingebruiknamekeuring (M31);
- de rapporten van de periodieke controles (M42).
De documentatie moet minimaal twee jaar historie bevatten. Papier of digitaal mag allebei.
Bewaartermijn (M45)
De documenten worden bewaard tot de definitieve ontmanteling van het EOS en de volledige afhandeling van eventuele incidenten.
Overige documenten uit de richtlijn
- Handleiding (M40): in of bij het EOS ligt een actuele handleiding, met op het voorblad de contactgegevens van de leverancier. Zo kunnen wisselende monteurs ter plaatse direct bellen.
- Traceerbaarheid (M3): serienummer, productienummer of -datum van de energiedragers, zodat een terugroepactie mogelijk is.
- Beschadigde energiedragers (M4): een procedure van de leverancier voor melden, isoleren, identificeren, opslaan en veilig afvoeren.
- Blussysteem (M58–M60): het uitgangspuntendocument, de beoordelingen en het initiële inspectierapport.
- Bliksembeveiliging (M48): indien vereist, een verklaring van een deskundige dat ontwerp en installatie aan de normen voldoen.
- Ventilatie (M41): controle en onderhoud worden in het logboek vastgelegd.
- Noodplan (M64): zie noodplan en brandweer.
Daarnaast vraagt de Arbowet een RI&E en, waar nodig, een explosieveiligheidsdocument (zie risicobeoordeling).
Waarom dit telt
Zonder logboek en keuringsrapporten is lastig aan te tonen dat het systeem aan de richtlijn voldoet. Zie ook voorbereiding op de inspectie. Voor bestaande systemen geeft bijlage J drie maanden voor M3, M4, M40 en M45, en één jaar voor M44; die termijnen lopen pas na wettelijke aanwijzing, die er (stand oktober 2026) nog niet is. Zie PGS 37-1 verplicht?.